Onze toertochten kennen een lange traditie en voorzien in een duidelijke behoefte. Het aantal deelnemers varieert en is voor een deel afhankelijk van het weer. Aan de routes en de organisatie zal het niet liggen. Maar … hoe komt zo’n toertocht nu tot stand en wat gebeurt er allemaal achter de schermen voor er ook maar een meter is gefietst?
Het begint uiteraard met planning: wanneer willen en kunnen we de diverse toertochten organiseren? Dat is al een lastig klusje omdat we rekening willen houden met lokale evenementen zoals de Dam-tot-Damloop, de Weesper triatlon, etc. Maar als de data zijn vastgesteld en we het clubgebouw voor die dagen hebben ‘geclaimd’, begint het echte werk.
Routes maken
Bestaande routes worden aangepast of omgedraaid om variatie aan te brengen in het aanbod. Hiervoor hebben we binnen de toercommissie een heldere taakverdeling. Hans maakt de routes en Jan R. controleert ze minutieus en samen besluiten ze hoe de definitieve routes voor de verschillende afstanden eruit komen te zien. Dit gebeurt allemaal zo’n beetje in november. In januari/februari zetten we vervolgens de toertochten voor het hele jaar op fietssport.nl om de eerste te zijn die toestemming van de NTFU krijgt. De NTFU controleert geheel terecht of er niet te veel toertochten tegelijkertijd over dezelfde wegen worden georganiseerd. We krijgen dan ook geregeld verzoeken van de NTFU om te overleggen met andere clubs in geval van conflicten. Ook passen we de teksten, foto’s en administratieve en financiële instellingen op fietssport (en voor intern gebruik Cyql) aan. De teksten en foto’s gebruiken we vervolgens ook voor onze eigen website. Dan passen we de routebeschrijvingen aan op de nieuwe routes (inclusief splitsingsborden) en de technische voorbereidingen zijn klaar.
Voorbereiden toertocht
Een week of twee voordat de toertocht daadwerkelijk wordt verreden, komt Tjebbe in actie. Er worden inkopen gedaan, de inschrijftafel en barbezetting wordt geregeld en de splitsingsborden worden gemaakt. Een hoop geregel en getelefoneer om alles volgens plan voor te bereiden en eventuele calamiteiten te voorkomen. Als de vrijwilligers gevonden zijn, de splitsingsborden geprint en gelamineerd en de boodschappen gedaan, worden de uitpijlers voorzien van hun pijlen etc. Dat staat verder beschreven in het dagboek van een uitpijler. Tijdens deze periode wordt de toertocht ook gepromoot in de lokale pers en verzorgen we een mailing aan de ongeveer duizend contactadressen van voormalige toertochtdeelnemers.
Op de dag van de toertocht
Op de dag zelf komt Tjebbe met zijn vrijwilligersleger echt op dreef. Nu moet het allemaal gebeuren. De pijlen hangen al een dag of wat. Vandaag: spandoeken ophangen, inschrijftafel prepareren, koffiezetten en wachten op de deelnemers en hen vervolgens opvangen. Vanaf een uur of tien is het rustig, de meeste fietsers zijn dan wel vertrokken. Maar vanaf een uur of twaalf komen de eerste fietsers alweer terug. En zij willen iets drinken, eten, etc. De dag begint om 8.00 uur en de kantine sluit om 16.00 uur. De piek in activiteiten ligt tussen 8.30 uur en 10.00 uur en tussen 14.00 uur en 16.00 uur. Een aantal van de vrijwilligerstaken zijn dus kortstondig, niet iedereen hoeft de hele dag aanwezig te zijn. Als het weer rustig is, dan moet er worden opgeruimd en schoongemaakt.
Evaluatie en het waarom eigenlijk?
Zoals je kunt lezen, is er best veel werk te doen. Vaak krijgen we de vraag ‘waarom doen we dit eigenlijk’? Is het niet te veel moeite met een beperkte opbrengst? Het antwoord is niet eenvoudig te geven. Strikt zakelijk gesproken, kun je zeggen dat het inderdaad niet bijster veel opbrengt. Maar we zijn meer dan een zakelijke club, we hebben ook een bredere en sociale verantwoordelijkheid. Met het organiseren van toertochten bieden we een service en geven we plezier aan een groep fietsers die dit leuk vindt. Het vergroot onze naamsbekendheid en uitstraling en daarnaast verdienen we er voldoende aan. Het geeft voldoening aan velen en dat is ook wat waard. Redenen genoeg om door te gaan en jaarlijks te blijven evalueren en bijstellen.
